Office 2007への乗り換えポイント

すでに新しいOffice 2007の画面を、見かけた方も多いでしょう。どんな感想を抱きましたか？

従来のOfficeを使っていた方にとっては、新しいOffice 2007は戸惑いの連続になるかもしれません。その戸惑いは、従来のOfficeを使い慣れている人ほど、大きいものになるでしょう。なぜなら、使いたい機能が、なかなか見つからないからです。

Office 2007には、便利な新機能もたくさんありますが、まずは大勢の方が直面するであろう、「⁠○○はどこだ！？」という戸惑いを軽減するためにも、メニューバーとツールバーに代わる新機能「リボン」について、簡単に紹介していくことにしましょう。

「リボン」のしくみ

まず、新しくなったOffice 2007の画面を見てみましょう。基本的な操作や考え方は、どのソフトでも同じです。ここでは例として、Excel 2007を起動してみましょう。

まずは注目の画面上部です（図1⁠）⁠。メニューバーがなくなって、その位置には「タブ」が並んでいます。タブに表示されている機能（ボタン）は、さらにいくつかのグループに分かれています。このような、機能（ボタン）をタブごとに分類したしくみが「リボン」です。

タブをクリックすれば、利用できる機能が切り替わるのはもちろんですが、Office 2007では、そのときの作業に応じたタブが、自動的に表示されるようになっています。たとえば、表の中にカーソルがあると表専用のタブが表示される、という具合です。

また、タブの構成は、以前のメニューバーとはかなり違っています。機能全体を、作業の目的に合わせて再分類したと考えればいいでしょう。その結果、以前のメニューの項目名から名称が変わった機能や、リボンには入らなかった機能などが出てしまいました。それが、見た目の変化以上に、従来のOfficeユーザーが戸惑ってしまう原因の1つになっているようです。

「名前を付けて保存」はどこ？

さて、リボンのしくみがわかったところで、タブをざっと眺めてみましょう。すると、使う機会の多い［上書き保存］や［元に戻す］などのツールボタンが分類されていそうなタブがありません。また、従来の［ファイル］メニューにあった［名前を付けて保存］なども見あたりません。

まず、前者の使う機会の多い機能ですが、これはタイトルバーの左端のほうにある［クイックアクセスツールバー］に登録されています（図2⁠）⁠。小さいので少しわかりにくいかもしれません。クイックアクセスツールバーに表示する機能は、自分で追加や削除を行うこともできます。

また、後者ですが、そのソフトでの作業を開始・終了するときに必要となる機能や、ソフト全体に関係する設定などは、左上のWindowsの丸いボタンに、メニューとして用意されています。このボタンを［Office］ボタン（⁠［⁠Microsoft Office］ボタン）と呼びます。

従来のOfficeユーザー向きのボタンがある！

Office 2007では、各機能にマウスポインタを合わせたときに表示される「ツールチップ」が、これまでより大きな文字で、しかも説明付きで表示されるので、慣れるまではこの表示を手がかりにするといいでしょう。

しかし、「⁠○○はどこ？」などと、いちいち説明を確認しながら作業するのは面倒です。そこで、従来のOfficeユーザーにおすすめなのが、タブのいくつかのグループで右下に表示されている、小さい矢印のようなボタンです。この小さいボタンは［ダイアログボックス起動ツール］という名前で、その名のとおり、クリックするだけで、その機能のダイアログが表示されます。

たとえばExcel 2007では、［⁠ホーム］タブの［フォント］グループの右下にある［ダイアログボックス起動ツール］ボタンをクリックすれば、それだけで［セルの書式設定］ダイアログが表示されます（図3⁠）⁠。ダイアログの内容は従来のOfficeとほとんど同じなので、慣れた操作で作業を進めることができるでしょう。

また、これまでは、右クリックのメニューから目的の項目を選ぶか、あるいはメニューバーからいくつかの項目をたどらないと、ダイアログは表示できませんでした。それが1回のクリックで表示できるのですから、ちょっと便利ではありませんか？

そこで、まずはどのタブのどのグループで、どういうダイアログボックスが表示されるのかだけでも、確認しておくといいでしょう。

なお、グループによっては、［⁠ダイアログボックス起動ツール］ボタンで作業ウィンドウが開くこともあります。

Office 2007の基本操作や新機能について

さて、Office 2007の新機能である「リボン」について少し説明しただけで、もう紙面がなくなってしまいました。

Office 2007の新機能や詳しい使い方を確認したい方は、各ソフトの解説書などをご参照ください。まずはWordとExcelに始まり、PowerPointやAccessも、続々と登場する予定です。ご期待ください。