2020年、新型コロナウイルスの影響により、ビジネス環境は大きな変革を迫られました。多くの企業が出社を控え、自宅で仕事をする仕組み、いわゆる「テレワーク」を導入したのです。その結果、これまで会議室に集って行われていた会議もまた、Zoomなどのツールを使ってオンラインで行われるようになりました。オンライン会議では、従来のオフライン会議に比べて勝手が異なり、戸惑うことも多くなります。そこで今回は、オンライン会議をうまく進行するためのいくつかのポイントをご紹介します。

最初は、「⁠冒頭2分間だけビデオをオンにする」です。企業によっては、通信回線の問題などにより、ビデオをオフにするルールにしている場合があるかもしれません。しかし、顔の見えない会議ではなかなか腹を割って話せる雰囲気にはなりません。そこで、冒頭2分間だけでもビデオをオンにして雑談を行うことで、テレワークの孤立感が減り、一体感を持って議論を行うことができるようになるのです。

次のポイントは、「⁠ノートパソコンを目線の位置に持ってくる」です。オンライン会議で利用するノートパソコンの内蔵カメラは利用者の目線よりも下に配置されているため、顔を下から覗き込むような形になってしまいます。その結果、実際よりも暗くなったり、怖い表情で写ってしまったりします。この問題を解決するためには、パソコンスタンドや段ボールを使ってカメラを利用者の目線の位置に持ってくることが大切です。それにより、オンライン会議の参加者と目線を合わせて会話をする機会が増え、より明るい表情になるのです。

最後に、「⁠役割を決めて孤立化を防ぐ」ことをご紹介します。オンライン会議では他の人の様子や全体の雰囲気を掴みにくいことから、孤立感を感じてしまいがちです。そこで、会議の冒頭で雑談を行って一体感を高めたり、会議の司会者が各参加者の役割を明言するようにします。自分の役割がはっきりすれば、発言しやすくなりますし、孤立感もなくなります。オンライン会議中に他の仕事をする、内職リスクも防ぐことができるでしょう。

オンライン会議を上手に進めるための方法には、ほかにもいくつものノウハウがあります。「⁠超・会議術～テレワーク時代の新しい働き方」を読んで、御社の会議をアップデートしてみませんか？