いまやどんな業種であっても、パソコンを使用するのはあたりまえ。メールで連絡をとったり、ネットで情報を集めたり、Officeアプリで資料を作成したり……とパソコン作業は日常業務の多くの時間を占めます。

しかし、あなたは“ちゃんとした”パソコンの使いかたを理解できていますか？ ちゃんとパソコンを使うとは、パソコンや各アプリが持つ機能を知り正しく使うことです。

とはいえ、新入社員の方が「どの機能が業務に必要になるのか」把握するのは難しいもの。そこで、Windowsのパソコンを使っている方がすぐに即戦力となれる、万能テクニックを3つご紹介します。

その1：よく使うアプリはタスクバーに登録せよ

「WordやExcelはよく使うから、すぐ起動できるデスクトップにアイコンを置こう！」

という方は多くいらっしゃいますが、アイコンをデスクトップに置いておくのは、ホントに使いやすいでしょうか？ 作業しているとデスクトップが見えないので、いちいち作業中のウィンドウを最小化したり、移動したりしてからアプリを起動する……など、実際はわずらわしくないでしょうか。

そこで、エクスプローラー、Word・Excel・PowerPointほか、よく使用するアプリはデスクトップではなくタスクバーに登録するのをおすすめします。作業中のウィンドウがジャマになることなく、いつでも起動できます。

タスクバーを利用するときには、下記2つのテクニックもおさえておくと便利です。

• タスクバーからのアプリ起動：Windows ＋ 数字キー（登録したアプリのうち、左から何個目のアイコンか）
• 起動中のアプリの新規ウィンドウを開く：Shift キーを押しながら、タスクバーのアイコンをクリック

その2：ドラッグとCtrl キー ＋ ドラッグを使い分けよ

「ファイルのコピーをとって別のフォルダーに移動させたい」

そんなとき、ふつうはファイル選択後、以下の操作をするでしょう。

• ①コピーする（Ctrl ＋ C キー）
• ②別フォルダーに貼り付ける（Ctrl ＋ V キー）

2回もの操作をおこなっていますが、じつはCtrl キーを押しながらドラッグですみます。ファイルのアイコンをドラッグすれば単純な移動ですが、Ctrl キーを押しながらドラッグすることでコピーしながらの移動になります。

この操作を覚えておくと、Windowsに限らず、WordやExcel、PowerPointのアプリでも使えます。選択した図形やテキストをドラッグすれば移動、Ctrl キーを押しながらドラッグすればコピー＆移動ができます。ぜひ覚えて積極的に活用しましょう。

その3：「くり返し使う」「まちがえたくない」言葉は単語登録せよ

メール、検索、資料作成……これらのパソコン仕事の時間を短縮するためには、入力のスピードアップが必須です。では、どうすれば文字入力の速度を向上できるでしょうか？

タイピングを鍛えるのも手ですが、即効でスピードアップするには、日本語入力ソフトIMEの単語登録を活用しましょう。これはWindowsに付属しているソフトですので、どのメーラーやアプリでも使える機能です。

たとえば、メールのあいさつ文のように何度も使う定型文は、短縮の「よみ」をあらかじめ登録しておきましょう。たとえば、「⁠いつおせ」を登録して、「⁠いつもお世話になっております。」が自動的に表示されるようにします。

また、入力スピードだけではなく入力ミスを防げることも単語登録を使うメリット。よって、「⁠くり返し使用する」「⁠まちがえたくない」以下のような単語も登録をおすすめします。

• カタカナやアルファベットが混在する会社名・商品名
• よくメールを送る会社名
• 変換しにくい氏名

このような機能を知っているか／知らないかで、効率も変わってきます。もしかしたら機能を知らないことで思わぬ損をしていたり、だれかに迷惑をかけていたりするかもしれません。

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