第34回　今後、より重要性を増すIT資産管理

TCO削減やコンプライアンスの遵守の観点から、IT資産管理へのニーズが高まっています。IT資産管理によって企業内のハードウェアやソフトウェアを管理することで、IT資産の最適化を図ることができるだけでなく、適切なライセンス管理やセキュリティ対策にも役立ちます。最近ではホスティングサービスがSaaS形式でIT資産管理サービスを提供するケースも増えているので、ぜひ活用したいところです。

社内のIT資産を正しく把握する

企業のIT化が浸透した反面、その管理に頭を悩ます企業も増えています。機器によってライフサイクルが異なる点や、煩雑にアップデートされるソフトウェアなどにより、社内全体のIT資産を網羅することが非常に難しくなっています。とくに専任のIT担当者がいないような中小規模企業においては、管理しきれていないのが現状ではないでしょうか。

新入社員の入社や人事異動にあわせてPCなどを導入したり、部署単位で独自にPCや外付けハードディスクなどを購入するケースも多く、全体像が把握できないばかりか、サポートの切れたOSを搭載するPCを使用していたり、逆に使用していないのに電源が入っているPCが存在していることも少なくありません。IT資産が把握できていないと企業内の運用コストや電力コストの面で無駄が増えてしまうことはもちろん、セキュリティ対策上でも問題が発生しやすくなるのです。

ソフトウェアにおいても、ライセンス形態が複雑なため管理が難しい。PCに付属するものやパッケージで購入するもの、ライセンス購入するものなど、それぞれ使用許諾書の内容が微妙に異なっており、さらにはキャンペーンで購入した場合は独自の内容になっているケースも少なくないのが現状です。ソフトウェアごとに使用許諾書を精読し、内容を把握することは現実問題として無理といえるでしょう。

また、ソフトウェアではライセンスだけでなく、バージョンアップを管理することも重要です。とくに最近では、一般的に使用するInternet ExplorerやFirefoxといったブラウザ、マイクロソフトのOfficeやアドビのAcrobat Readerなどといった文書ソフト、Flashなどにも脆弱性が発見されており、これらの脆弱性を悪用するウイルスが猛威をふるっています。最近では脆弱性を悪用して社内に入り込み、機密情報を盗み出そうとする攻撃も増加しているため、セキュリティ対策の面からもソフトウェアのバージョン管理が重要になっています。

セキュリティの面からいえば、サポートの切れたOSを搭載するPCは、企業にとって大きな脅威となります。たとえサポートが切れているOSであろうとも脆弱性が発見されることがあり、それを悪用するウイルスやサイバー攻撃も登場してきます。しかし、サポートが切れているためメーカが対策パッチを提供することはなく、脆弱性がそのまま放置されてしまうことになります。最近の攻撃は利用者に気づかれないように動作するため、気づいたときには企業の機密情報をすっかり盗まれていた、などという可能性もあるのです。

また、持ち込みPCや持ち出しPCの管理も重要です。個人用のノートPCを社内に持ち込んで作業する場合、個人のPCには業務と関係のないソフトウェアが多数インストールされていることが多く、さまざまな問題に発展する可能性があります。また、社外に持ち出すノートPCの場合には、出先でセキュリティの弱い公衆無線LANに接続したことで通信内容を盗聴され、重要な情報が漏えいしたり、下請け企業や発展途上国の関連会社のLANに接続したことでウイルスに感染するといったリスクがあります。

持ち出し、持ち込みPCへの対策にも、ソフトウェアが最新のバージョンであるかどうか、不要なソフトウェアが起動していないかどうか、またセキュリティ対策ソフトが有効になっているか、定義ファイルが最新であるかどうかなどをIT資産管理により把握することで、検疫システムとして活用することもできるのです。

ITコストの最適化によりTCO削減を狙う

IT資産管理とは、社内のハードウェアとソフトウェアの目録をつくり、それらの詳細な内容を把握するもので、誰も使用していないPCを正確に把握することで無駄を省き、コストを最適化できます。とくにソフトウェアのライセンス管理では、ソフトウェアメーカがユーザ企業に対して定期的に監査を求めるケースにおいて、IT資産管理サービスのソフトウェア管理状況のレポートがライセンス違反の証明になり、監査をスムーズに進められます。ライセンス違反が発覚すると、違反していた分のライセンス費用はもちろん、違法利用として2倍や3倍の賠償金を請求されてしまうこともあるのです。

IT資産管理サービスの多くは、社内のPCに「エージェント」と呼ばれるソフトウェアを導入し、管理サーバなどでエージェントの情報を収集することで社内のIT資産を把握、管理します。エージェントは、ハードウェアの情報として各PCのメモリ容量やCPU、IPアドレス、BIOS、Macアドレス、ハードディスク容量などを収集し、社員や部署とのひも付けも可能にしています。これにより、部署によってIT資産の利用に偏りがないかを確認できるほか、極端に通信の多いPCや、HDDの容量が限界に近いPCなど、社員個人のPCレベルでチェックを実施し、対策を行うことができます。また、PCをリースしている場合には期限情報も管理できるようになっています。

ソフトウェアにおいても、インストールされているソフトウェアをバージョン情報やライセンス情報とともにリスト化し、バージョンとライセンスの管理を容易にします。ライセンス管理では、規定のライセンス数に達した場合にアラートメールを管理者に送るといった機能を提供するサービスもあります。また、ソフトウェアをブラックリストとホワイトリストで管理し、業務上必須であるソフトウェアがインストールされているかどうか、また許可していない、あるいは危険性の高いソフトウェアを使用していないかを把握することができます。たとえば「Winny」や「Share」などのP2Pファイル共有ソフトは、動画や音楽、書籍などの海賊版を入手するために利用されているケースがほとんどであり、許可しないソフトウェアの筆頭といえます。

これらの情報は、必要があれば毎日でもレポートとして出力できるため、不備のある箇所にすばやく対応を促すことができます。同様に、ウイルス対策ソフトのバージョンと定義ファイルの更新時期を把握、レポートすることもでき、持ち出しPCや持ち込みPCのセキュリティ対策状況をチェックして検疫システムとして活用することも可能です。このように、IT資産管理を行うことでコストを最適化するとともに、セキュリティ対策もより堅牢にすることができるのです。

ホスティングサービスでも広がるIT資産管理サービス

こうしたIT資産管理の需要をうけて、多くのホスティングサービスでもIT資産管理サービスを提供するケースが増えています。IT資産管理を自社内で実現しようとすると、専用のサーバを導入する必要があり、ネットワーク構成の変更や初期費用の捻出などが大きな負担になってしまいます。多くのホスティングサービスでは、IT資産管理サービスをSaaS形式で提供しており、自社内にサーバを構築する必要がなく、月額料金で必要なライセンス数のみの利用が可能になっています。初期投資の負担が少なく、人事異動や新入社員の入社などにあわせて柔軟にライセンス数を変更できることも大きなメリットといえるでしょう。

サービス内容はホスティングサービス業者によって異なりますが、ハードウェア、ソフトウェアの基本情報の把握は最低限カバーしており、また、複数のコースを提供しているケースも多くあります。さらに、パブリッククラウド型とプライベートクラウド型を提供しているサービスもあり、自社の環境にあわせて選べるようになっています。

IT資産管理サービスは、IT機器のライフサイクルに活用できるという側面も大きいため、サービスを利用することでコストの最適化と削減、IT担当者の負荷低減、業務効率の向上、さらにはセキュリティの強化によるコンプライアンスの遵守など、多くのメリットを得ることができます。

IT資産管理を提供する専門メーカもあり、さらに詳細な機能を提供しているところもありますが、ホスティングサービスでも上記のように複数のコースを用意するなど、自社のニーズにあわせてサービスを選ぶこともできます。さらに、ホスティングサービスを活用することで、IT資産管理にかかる費用もサーバ運用コストに合算でき、コスト最適化をさらに推し進めることが可能になるのです。IT資産管理の導入を考えているのであれば、ホスティングサービスが提供しているIT資産管理サービスも検討してみてはいかがでしょう。