こんにちは。メディアチームの芝田です。

PyCon JP 2015では、スタッフが4つのチームに分かれて様々な準備を行っています。この連載では、各チームがどのようにPyCon JP 2015を作っていっているのかを、それぞれの目線で紹介してきました。今回は会場チームについてご紹介します。今回がいよいよ最終回です。

PyCon JP 2015の開催日も近づいてきました。参加登録がまだの方は、ぜひ下記のイベントページからお願いします。

• PyCon JP 2015参加登録ページ

会場チームの役割

PyCon JP 2015会場チームの水野です。会場チームでは、主にPyCon JPのハード部分を担当します。その名の通り会場を決めるのがまず一番大きな作業ですが、それ以外にランチや備品の手配、会場側との折衝等、参加者の方々がストレスなくPyCon JPを楽しんでいただけるよう、諸々環境を整えるのが役目です。

また、今回は会場内にネットワークを引く必要があるため、会場チーム内に結成されたNOCチームがネットワークの構築と当日の運用を行います。

よく誤解されているのですが、イベント前日の準備や片付けは会場チームだけではなくスタッフ総出で行うため、むしろ当日までの手配や準備がヤマになります。裏方の作業ではありますが、最も目に見える形でイベントを作っていける場所でもあります。

会場わりふりの話

PyCon JP 2015座長の鈴木たかのりです。ここでは会場チームを中心に、PyCon JP全体で会場のわりふりをどのように決めているのかを説明します。

カンファレンス会場にはさまざまなエリアが存在します。PyCon JP 2015で使用するプラザ平成にはざっと書き出すと以下のようなエリアが存在します。

これらのエリアをPyCon JPの各イベントで使用するわけですが、どの時間帯になんの用途で誰（どのチーム）が使用するのかをあらかじめ決めておく必要があります。当然ですが、会場の利用時間には、準備や片付けなども含まれます。また、それぞれの利用時間には利用料金がかかるので、無駄に借りないように考える必要もあります。そのような付加的な情報も含めて、会場のわりふりを行っていきます。

今年は7月13日（月）に座長（筆者⁠）⁠、副座長（会場、プログラム、事務局）全員が集まって会場の使い方についてミーティングを行って認識を合わせました。

ミーティングの事前準備として、各チームごとに要望を以下の観点で書き出してもらいました。ミーティング当日に書き出すと抜け漏れなどがありそうなので、事前に記入してもらいました。

• 用途
• 使いたいエリア
• 時間帯
• 懸念点

例えば以下の様な内容になります。

• 用途：ランチ
• 使いたいエリア：3Fホワイエ中央
• 時間帯：10月10日（土⁠）⁠、11（日）11:30～13:30準備片付け込み（前後30分程度）
• 懸念点：とくになし

ミーティングでは、最初にそれぞれの要望を全員で確認しました。その後かちあっている個所の時間配分について議論を行い、全体の会場の使い方についてホワイトボードにまとめました。

今回は、昨年も同じ会場を使用したため、場所のイメージもついていました。また、プログラムの構成も昨年と大きく変更していないため、場所の使い方や、いつまでに片付けて次に使うチームに明け渡さないといけないかなど、イメージの共有はスムーズに進みました。

あとは具体的な会場の確保する時間をまとめて、会場に再度見積もりを取り、その後申し込みを行って確定させることになります。他にも、議論している中で会場の使い方を少し変更したい個所がでてきたので、それらの宿題をチケットにしてミーティングを終了しました。

このようにして当日スムーズに会場運営ができるように準備をしています。詳細については以下の議事録にもまとめてあるので、興味のある方は参照してみてください。

• 議事録：会場の使い方を決めるミーティング

ランチ、おやつの決め方

会場チームの水野です。2日間がっつり行われるイベントのため、参加者の方々にとってランチタイム（そしておやつ）はホッと息をつくための大事な休憩時間かと思います。そのため、PyCon JPではランチは気合を入れて吟味しています。会場がお台場という陸の孤島のため、他にお昼を食べるところが遠い、という事情もありますが。

まずランチについて。去年選んだ際には、1日目と2日目でバリエーションを持たせること、一日の中でもあれこれ選べるよう数種類用意すること、見た目にも美味しそうなものにすること、等々を考慮してチーム内でお弁当とサンドイッチを選びました。

その他にも参加者の数がここ最近は500人前後と多いため、それだけの数の食事を用意できるお店を探すのが地味に大変だったりもします（フライドポテトを揚げるのに時間がかかりすぎるので無理です、と言われた際は、メニューの一部変更を提案していただいて乗り切りました⁠）⁠。

さらに、PyCon JPには海外から参加される方も多いため、通常のメニュー以外にベジタリアンやイスラムの戒律に則った食事であるハラールを用意しています。このようなメニューは用意できる数が限られるので、参加登録時に予約制とさせて頂いています。

おやつについては予算を大体1人1日300円程度としています。去年は1日目は洋菓子、2日目は和菓子で分けた結果、マカロンと個包装のカステラになりました。「⁠バケツプリンのように大きくてインパクトのあるものを出せたら」というアイデアもありましたが、取り分ける必要があるものは手間がかかり衛生上の懸念が発生すること、また物によっては刃物を使わないといけないことなどから実現が難しく、去年は残念ながら見送りとなりました。また去年は残暑の厳しい9月開催だったため、常温保存できるお菓子を選んでいます。

今年のメニューについては現在検討中ですが、少々肌寒くなる10月開催ということもあり、参加者の皆様のお腹と心を満たして暖かくなれるようなメニューを考えていますので、お楽しみに。

まとめ

メディアチームの芝田です。

このようにして会場チームでは、PyCon JP 2015会場の準備やランチ・おやつを決めています。PyCon JPのランチは美味しいと評判です。お楽しみに！

この連載を通してPyCon JPという大きなイベントがどのように運営されているのか知ってもらい、他のカンファレンスを運営する際に活かしていただければと思います。またPyCon JP 2015のスタッフの活動に興味を持っていただければ幸いです。

PyCon JP 2015のスタッフは随時募集しています。連載を読んで、活動に興味を持ったチームなどあれば申し込みお願いします。

スタッフ募集についての詳細はこちら！

• https://pycon.jp/2015/ja/about/staff/