概要

• 「公用文作成の考え方」を踏まえた文書
• 正確で見やすい「かがみ文」のつくり方
• 効率的な「想定問答集」のつくり方
• 「窓付き封筒」で大量発送するための機能　など

公務員生活に必須のWordスキルを一冊に凝縮しました！

文書により事務処理を行うこと，これは公務員の鉄則です。したがってWordのスキルは，日常業務の質とスピードに直結します。本書では，元県庁職員であり，公務員向けWord研修を数多く手掛けてきた著者が，現場の視点でわかりやすく解説。Wordの基本操作から公務に特化した使いこなし術まで，ずっと使えるスキルが一冊で身につきます。

こんな方におすすめ

• 一般行政事務に従事する公務員の方で，パソコン仕事に不安のある方
• 日々の文書作成業務をもっと正確に進めたい，効率化したい公務員の方

サンプル

目次

Chapter 1　Wordの初期設定と基本操作

1-1　Wordは「誰でも使える」？

• 「なんとなく」使い続けることの弊害
• 文書作成の前の「ひと手間」
• 基本操作を今一度確認

1-2　初期設定①　オプションの設定

• 設定変更は［Word のオプション］から

1-3　初期設定②　ページ設定

• 書式の指定は［ページ設定］から

1-4　基本操作

• （1）最初に「名前を付けて保存」する
• （2）文字を入力・変換する
• （3）記号を入力する
• （4）コピー・貼り付けする

Chapter 2　知っておきたい公用文作成の原則

2-1　公用文作成の原則を巡る近年の動向

• 新たな原則――「公用文作成の考え方」
• 地方公共団体における文書作成の原則
• 「公用文」とは――どのような文書が対象となるのか
• 「公文書」とは

2-2　70年ぶりのルール改定

• （1）昭和27年の「要領」
• （2）「アップデート」の内容

2-3　公用文の「ローカルルール」

• （1）文書管理規程
• （2）公文例規程

2-4　「公用文作成の考え方」を読み解く

• （1）文書の構成
• （2）用字
• （3）Word やパソコンの機能と関連が深いもの

Chapter 3　Wordで作る公用文

3-1　文書作成の「作法」を身に付けよう

• どこに異動しても必須の「かがみ文」作成
• 文書の見やすさにも配慮する
• 公用文のバリエーション

3-2　まず押さえたい，通知の基本的な形式

• 通知に盛り込む情報とその配置

3-3　Wordの機能を活用した通知作成の手順

• （1）文書記号・文書番号・日付
• （2）受信者名
• （3）発信者名
• （4）標題
• （5）本文・記書き
• （6）問合せ先

3-4　見やすい文書はこう作る

• （1）箇条書きの活用
• （2）符号の活用
• （3）字間の調整
• （4）行間の調整

3-5　通知以外の文書への応用

• （1）照会
• （2）起案
• （3）契約書

Chapter 4　Wordで作る想定問答集①　文書の構造を形作るための機能

4-1　想定問答集はここまで作りやすくなる

• 想定問答集の構造
• 見出しの重要性
• 目次は見出しが前提
• ページ番号も付け方は様々

4-2　文書に見出しは必須

• （1）見出し符号の重要性
• （2）Word で見出しを作る（簡易版）
• （3）Word で見出しを作る（高機能版）

4-3　目次は簡単に作れる

• （1）目次を作る
• （2）目次を更新する
• （3）目次を分割する

4-4　想定問答集の体裁を整える

• （1）ページ番号
• （2）ページ周囲の枠
• （3）ファイルのマージ

Chapter 5　Wordで作る想定問答集②　「見せる」文書のための図・表に関わる機能

5-1　図・表をどう活用するか

• 図を作成する／貼り付ける
• 表を作成する／貼り付ける／表内で計算する
• 図表番号や標題もWord の機能で付けられる

5-2　図の取扱い①　Word上で図を描く

• （1）図形を描く
• （2）SmartArt を使用する

5-3　図の取扱い②　Word上に画像を貼り付ける

• （1）PDF から引用する（Snipping Tool）
• （2）PowerPoint から図を貼り付ける
• （3）Excel からグラフを貼り付ける
• （4）保存した画像ファイルを貼り付ける
• （5）図を貼り付けた後の調整

5-4　Word上での表の取扱い

• （1）表を作成する
• （2）Excel から表を貼り付ける
• （3）Word 上の表で計算する

5-5　図・表に標題（キャプション）を付ける

• （1）図表番号を付ける
• （2）図表番号を参照する

Chapter 6　さらにWordを活用する①　文書の案を検討する

6-1　検討のプロセスを残す

• 複数人による意思決定のプロセス
• 検討のプロセスは残りづらい

6-2　案を添削する

• （1）加筆修正の履歴（変更履歴）を付ける
• （2）コメントを付ける

6-3　添削後の案を処理する

• （1）変更履歴への対応
• （2）コメントへの対応
• （3）変更履歴・コメントを含む文書の印刷

6-4　文案作成時に便利な機能

• （1）文書の比較
• （2）隠し文字

Chapter 7　さらにWordを活用する②　外部に文書を発送する

7-1　外部宛て文書の効率化とセキュリティ

• 宛先の印刷を効率化する「差し込み印刷」
• Word ファイルの送信・公開時はセキュリティに留意

7-2　郵送①　窓付き封筒で発送する

• （1）アドレス帳（Excel ファイル）との連携
• （2）送付先の配置
• （3）印刷
• （4）応用編：本文中にも差し込み印刷を活用する

7-3　郵送②　送付先をラベルに印刷する

• （1）ラベルの選択
• （2）Excel ファイルとの連携
• （3）宛先の配置・印刷

7-4　セキュリティの確保

• （1）作成者名の削除
• （2）編集の制限
• （3）パスワードの設定

Q&A　こんなときどうする？

• 1桁の数字は全角，2桁以上の数字は半角に揃えたい
• 「白紙の文書」をリセットしたい
• 表をページ全体に作成すると，文書の最後に空白のページができてしまう
• 図表番号の順番が逆になる
• 図表番号が更新されない
• Word の文書中に「選択肢」を作りたい①　ドロップダウンリスト
• Word の文書中に「選択肢」を作りたい②　チェックボックス
• 入力内容を自動的に別の箇所に引用したい

付録　Word　ショートカットキー一覧

• サンプルファイルについて

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