目次

はじめに　なぜ、仕事には整理が必要なのか？

• そもそも「仕事」とはどういうものか
• なぜ、仕事がスムーズにいかないのか
• 整理をすれば、すべてが変わる
• すべての仕事は3ステップで整理できる
• 最新の手段を活用して情報整理を効率化しよう

第1章　仕事を整理する準備をする

仕事の整理に役立つ道具とは

• 情報や書類のデジタル化とクラウドサービスの登場で整理が劇的にかんたんに
• 7大クラウドサービスとは

「ワンポケットの原則」をどう実現するか

• 書類の置き場所を常に1つの場所に決めておく
• デジタル時代にワンポケットを実現する難しさ
• ワンポケットからツー・ルールへ
• 受信箱を決めないと仕事が混乱する
• 受信箱の中身は3種類に分け、常に空になるようにする
• 分類と検索を使い分ける
• スマホとパソコンをクラウドで同期させてワンポケットを実現

クラウドサービスの基本を理解する

• クラウドサービスを使うための3つの手順
• WebブラウザをChromeに変えよう
• コラム　Chromeを使う上で気をつけること
• Googleアカウントを取得する
• 安全なパスワードについて知っておく
• IDとパスワードの管理を効率化するには
• ブックマーク、設定、拡張機能を同期する
• セキュリティのリスクを意識しよう
• 仕事とプライベートでGoogleアカウントを使い分ける方法
• 共有ファイルを開くアカウントをデフォルトに

第2章　ファイルを整理して管理の手間を最小限にする

受信箱をつくり、空にすることを心がけよう

• ファイル仕分けのルール
• どんなタイミングでファイルを仕分けるか
• こんなファイルの分類はやってはいけない
• ファイルはプロジェクト別に分ける
• 終わったプロジェクトはアーカイブする
• プロジェクト管理は公私混同で
• ファイル整理をスムーズに行うための準備

ファイル検索を効率良くするには

• 場所や種類を限定することで、素早く探す
• ファイルは「作業用」と「リファレンス」に分けて考える
• ルーチンワークを「長期的なプロジェクト」として定義する
• あとから見つけやすい名前をつける2つのルール
• ファイル名に日本語を付けてはいけない？
• 英数字は半角を使おう

「どこでもワンポケット」をDropboxで実現する

• 複数サービスを使うぐらいなら「投資」と思って有料プランに
• うっかり削除や上書きしたファイルを復活させるには
• ブラウザのダウンロード先を選択可能にしておこう

第3章　メールを整理してミスやストレスをなくす

メールの整理はGmailを基盤にする

• 「メール環境」の2つの要素
• Gmailのどこが優れているか
• Gmailの3大機能を知る

スレッドを使いこなすために知っておきたい4つのルール

• 1. なにもしなくても、返信の流れが1つのスレッドになる
• 2. 既読メールは、タイトルだけ表示される
• 3. 返信するときに件名を変えてはいけない
• 4. 返信で違う話題を書いてはいけない

読み終わったメールはアーカイブする

• 未読メールをどんどん処理するサイクルを作ろう
• 件名だけで判断して一括アーカイブ
• アーカイブしたメールをもう一度見たいときは

メールは分類せず、検索する

• 細かく分類して整理するのはやめよう
• 送信元や宛先の名前で検索するときの注意
• 検索条件を細かく指定して絞り込むには
• 検索条件指定を覚えるのが面倒ならば

メールを手際よく捌くコツ

• 「なんとなく手が付けやすい順番」で対応していると混乱する
• 受信トレイを空にするだけで、ミスや遅れが劇的に減る
• 受信トレイを空に保つための4つのルール
• 短くても返事をすることが大事
• すぐに処理できないメールは、転送する
• データ登録用のメールアドレスを登録する
• 後から参照したいスレッドはEvernoteに保存する
• メーリングリストやメルマガは自動振り分けで受信トレイに表示しない

相手から連絡しやすいように、署名に自分の連絡先を入れておく

• なぜ、メールの署名欄に自分の連絡先を入れておくべきか
• 署名のフォーマットをおさえる
• Gmailで署名を設定するには
• 署名による情報漏洩に注意

ちょっとした配慮で差が出る送信の効率化

• 読んでほしい相手にはCcではなくToで送る
• Ccメールの氾濫は問題？
• 読んでほしい相手にはCcではなくToの連名で
• 「全員に返信」をデフォルトにしよう
• だれがメールに参加しているか確認して、誤爆を避ける
• よく使う文面はひな形を作って再利用
• リンクからGmailを起動できるようにする

連絡先を整理して送信のミスを最小限にする

• 「メールアドレス」の落とし穴とは
• 連絡先を整理するには
• よく連絡する相手は連絡先の「グループ」でまとめておこう

写真やイラストなどの画像を送る時のマナーをおさえる

• 画像をWordやExcel、PowerPointに貼り付けて送るのはまちがったマナー
• コンピュータのデータは生のままがベスト
• 「添付」と「追加」を使い分ける
• 添付で画像を送るには
• 挿入（追加）で画像を埋め込むには

添付で送るべき文章と、送るべきでない文章をきちんと区別する

• 短い文章を添付ファイルにして送るのはナンセンス
• 送るべきテキストと地の文をきちんと分ける

長いURLは短縮して送る

• URLをメールの本文に貼るとうまく表示されないことが
• bit.lyのWebでURLを短縮する
• Chromeの拡張機能でbit.lyのURL短縮をもっと便利に
• コラム　Googleの短縮URLサービスを利用するには

添付のストレスを最小限にするには

• ファイルの数が多いときは圧縮ファイルにまとめて送る
• 複数の添付ファイルはまとめてダウンロード
• 添付忘れをチェックするには
• まちがって送信したメールを取り消せる

大きなファイルや更新頻度が高いファイルはクラウドで共有

• 添付ファイルが仕事のミスや混乱の原因になる
• Googleドライブでは公開の範囲をきちんと制限する
• Googleドライブ上のファイルを特定のユーザーと共有する
• Dropboxを使ってファイルを送る
• Dropboxユーザー同士でフォルダを共有する
• フォルダ共有に招待するときは必ず相手のアドレスを確認しよう

出先のパソコンでGmailを使うときの注意点

• 不特定多数の人が利用できる環境に潜むリスクとは
• どうしても使わなければならないときは

第4章　スケジュールを整理して使える時間を最大化する

手帳は使わず、Googleカレンダーを使おう

• Googleカレンダーを使う6つのメリット
• 予定の詳細や繰り返しイベントを設定する
• メールの通知は1日前、ポップアップは10分前に

「場所」を制する者がスケジュールを制する

• 予定の名前に「どこで」も含めよう
• 件名の後半に「@」で場所を入れて文字数を圧縮
• 予定の詳細情報に住所を入力してGoogle Mapsで地図を表示

予定の管理は積極的に「公私混同」すべき

• 仕事とプライベートを分けるのは非効率的
• 複数カレンダーでプライベートと仕事を分ける

習慣やルーチン、移動時間や作業予定も埋めておく

• 予定を埋めると「使える時間」が見えてくる
• ルーチンワークや生活習慣は別カレンダーにする

イベントを効率的に管理するコツ

• 終日イベントは別カレンダーに
• うるさくない色に変えておこう
• コラム　iPhoneでスケジュールが見やすいアプリを導入する

第5章　ToDoを整理してやるべきことをミスなく効率的にこなす

Googleタスクでやるべきことを整理する

• Googleタスクの基本をおさえよう
• ToDoに期限を設定して「いつ」やるかを明確にする
• ToDoをプロジェクトごとにグループ化して見とおしをよくする
• 複雑なタスクを分割して整理する

大量のToDoをNozbeで柔軟に管理する

• Googleタスクの限界
• Nozbeの基本をおさえよう
• Googleカレンダーと連携して計画と実行をスムーズに
• タスクに所要時間と日付を設定する
• タスクに資料を紐づける3つの方法
• タスクの登録を一発で終わらせるには

複雑なタスクを分割して管理する

• タスク内チェックリストを使う
• タスクをプロジェクト化する

「繰り返し」と「テンプレート」でルーチンワークをラクに

• プロジェクト・テンプレートを作業マニュアル兼チェックリストとして使う
• タスクのリピート機能で早めにルーチンに取りかかる
• コラム　スマートフォンアプリで生活習慣を作り上げる

第6章　メモやノートを効率的に記録し、整理して、活用する

メモとノートを整理する仕組みを整える

• 「メモ」と「ノート」の違いとは
• メモやノートを活かすための3つのステップ
• Evernoteを記録の要にしよう
• Evernoteを使うために知っておくべき4つの概念
• Evernoteに3つの箱を作る
• ノートブックが見やすいようにしておく
• すべてのメモやノートはとりあえず受信箱に放り込む
• Evernoteを使った仕事の手順

メモの基本をおさえる

• 会議中のメモをとるとき
• 急いでメモをとりたいときは
• 打ち合わせの内容はホワイトボードに書いてスマホで撮影する

メモを整理・編集してノートを作り、共有する

• 散らばったメモを整理してまとめておく3つのメリット
• 複雑な作業をしたら、手順を記録しておこう
• 2つのウィンドウでメモをまとめると効率的
• ノートを共有する

タグを使いこなして検索・分類をスッキリ整理

• ノートブックは作業スペース、タグは検索・分類用と考える
• タグを整理する3つのルール
• タグも受信箱、プロジェクト、アーカイブで整理しよう
• 重要な資料には「★」タグをつけておく
• ★の数で評価を表現するときのコツ
• よく参照するリファレンス情報にはショートカットを作る

スマートフォンで快適に使うためのコツ

• Evernoteのリスクとは
• オフラインノートでいつでも素早くノートにアクセスする
• コラム　タグはスマホでオフラインに指定できない

第7章　アイデアや課題を効率的に整理する

頭の中のもやもやをスッキリまとめるには

• アウトラインプロセッサを使いこなそう
• Wordをアウトラインプロセッサとして使う利点と難点
• EvernoteやGoogleドキュメントを簡易アウトラインプロセッサとして使う
• 本格的にアイデアを整理するにはWorkFlowyで

WorkFlowyでアイデアを整理するための基本

• アイデアは受信箱へ
• プロジェクトでアイデアをまとめたり掘り下げたりする
• 完了したトピックはアーカイブへ

アイデアや課題を上手に整理するコツ

• 階層を作るときは粒度にこだわる
• ブレーンストーミングではとにかくメモして、あとから書き写す

アイデアや課題のリストを共有するには

• WorkFlowyでアウトラインを共有する4つの方法
• 受信箱を共有フォルダにする

アウトラインからアウトプットへつなげる方法

• アウトライン化したリストを表にまとめる
• Googleドキュメントにペーストして作業する
• OPMLの読めるアウトラインプロセッサを使う

第8章　大量の情報を効率的に収集し、整理する

効率よく検索するための4つの基本

• 情報収集の基本は検索
• 複合語や文章で検索する
• 検索対象期間を指定する
• 検索対象Webサイトを指定する
• 英語で検索する

ページめくりを減らして時間と手間を節約する

• オートページャーを利用する
• 複数ページを読み込ませてからページ内キーワード検索

検索して得た情報はどのように保存すればいいか

• Evernote Web ClipperでWebページを保存する5つの方法
• オプション指定でより便利に

タブ表示を使いこなして情報を一気に収集する

• タブを使った情報収集の流れ
• Chromeのタブを使いこなす7つのテクニック

重要な情報を見失わないようにする

• 開いているタブをすべてブックマークする
• OneTabでタブをリンクリスト化し、Evernoteにクリップする
• Webブラウザの履歴から情報を掘り起こす

紙と上手につきあう

• 紙の利点と欠点とは
• 紙データを捨てる方法
• コラム　プリンタを買うならADF複合機
• 名刺は「Eight」で効率的に管理
• コラム　名刺は機械認識と人力入力、どちらがいいか？

アンケート調査と集計をスマートにやる

• Googleフォームを活用する
• 集計も自動でできる

地図や連絡先はパソコンで調べ、スマホで持ち歩く

• あえて動かない地図を使う
• 道順をテキスト化する

FacebookやTwitterで出会った情報を再利用する

• 「フロー」の情報を「ストック」に
• 「ツイエバ」でツイートを1日分ごとにEvernoteに保存する
• ツイートに含まれるURLをはてなブックマークに保存する
• Facebookへの投稿はTwitterに転送しよう

電子書籍・電子雑誌で情報収集を効率的に

• 電子書籍の3つのメリット
• パソコン版電子書籍ビューワーで効率的に作業ができる
• 電子雑誌の読み放題サービスを活用しよう
• 電子雑誌で注意したい3つのこと

目視ミスとストレスを減らすために、大画面や2画面を導入しよう

• 大画面モニタは広い机で仕事するのと同じ
• 時給で換算すれば、あっという間に元がとれる
• モニタを買い替えられないときは、サブモニタを導入する

第9章　コミュニケーションを整理してチームでの共同作業を効率化する

共同作業に最適なツールを使おう

• クラウドが本領を発揮するのは、チームで共同作業をするとき
• Excelでファイルを共有するデメリット
• Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを使おう
• 共同作業用フォルダをGoogleドライブで作っておく

コメントでディスカッションしながら文書を完成させる

• 「印刷した紙に朱入れ」「Wordの校閲・コメント機能」の限界
• 文書上でディスカッションして、修正をフィックスしていく

チームのスケジュールを効率的に調整する方法

• 会議のスケジュールを整理する4つの方法
• Googleカレンダーでスケジュールを共有する
• 外部向けの予約受付は「調整さんカレンダー」で

スケジュールの見積もりと進捗管理を的確にこなす

• スケジュールの見積もりにはBrabio!のガントチャートが便利
• 目標別の課題管理にはBacklogを

おわりに　仕事のサイクルを作ろう

• 「いつも整理整頓」が基本にして奥義
• 仕事のフレームワークを大切に
• 自分のやり方＝フレームワークを作ろう