• 「必要なファイルがどこにいったかわからなくなった……」
• 「大量のメールに埋もれて、大事な要件を見逃してしまってエラいことに……」
• 「やるべきことがあれこれあって、収集がつかない……」

そんなことが常態化していないでしょうか？

デジタル時代こそ情報の整理は難しい

原因として挙げられるのが、「⁠情報がうまく整理できていない」こと。パソコンのファイル、メール、メモやノート、スケジュール、ToDoなど、さまざまな情報といかにつきあうかが、現代の仕事の生産性を大きく左右します。

ただ、日々捌かなければいけない情報はどんどん増えつつあるうえ、以下のような理由で情報を整理するのは難しい面があります。

• さまざまな種類のファイルやアプリがある
• デスクトップパソコン、ノートパソコン、スマホ、タブレットなど複数の機器を使うのが当たり前
• 連絡手段が多様化し、Twitter、Facebook、LINE、Skypeなど、メール以外の手段も使われるようになった

では、どうすれば効率的に情報を整理できるのか？ それは、以下の2つのシンプルなルールを守ることです。

ルール1：受け取った用件やファイルは、まず「受信箱」に置く

今やっている仕事とは別の用件のメールやファイルを受け取ったとき、「⁠あとで見ればいいや」と放っておくと、いざとりかかろうとしたときに「あれ、どこだっけ？」となりがちです。そんなことにならないよう、受け取った用件やファイルは、必ず決まった「受信箱」に置くようにしましょう。会社で、紙の書類を「未決」と「既決」のトレイを置いて処理するのを目にしますが、デジタルでも同じように考えればいいのです。

いったん受信箱に入れた情報のうち、すぐ処理できるものはその場で処理し、時間がかかる処理は案件ごとに分けてから処理します。そして、処理が終わったら、アーカイブ（保管庫）に仕分けます。

ルール2：データの種類ごとに管理する場所を決める

データの種類によってどこに置くかを決めておけば、データを保存するときや探すときに迷わなくてすみます。最新のクラウドサービスを使い、以下のように管理するのがおすすめです。

• メールは、Gmailで管理する。
• メモやノートなど、参照する情報はEvernoteで管理する。
• 作業ファイルは、Dropboxで管理する。
• 予定は、Googleカレンダーで管理する。
• ToDoは、GoogleタスクやNozbeなどのサービスで管理する。

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