目次

第1章　パソコン管理とファイル整理のマナー＆最新常識

• 001　デスクトップはきちんと整理して使う
• 002　離席時はパソコンをロックする
• 003　退社時はパソコンの電源を落とす
• 004　パソコンの音量はミュートにしておく
• 005　ファイル名には内容がわかる語句を入れる
• 006　ファイル名は日付を付けて管理する
• 007　ファイルはこまめに上書き保存する
• 008　履歴を残したいファイルは新しく保存し直す
• 009　ファイルは用件ごとにフォルダーで管理する
• 010　フォルダー名に番号を付けて優先順位で並べる
• 011　不要なファイルは早めに削除する
• 012　処理済みのファイルは「old」フォルダーで一時的に保管する
• 013　大事なファイルはバックアップをとっておく
• 014　ファイルの作成者を確認する
• 015　ファイルの拡張子は表示させておく
• 016　社外の人にはPDFでファイルを渡す
• 017　タッチタイピングをマスターする
• 018　よく使う文言は単語登録する

第2章　メールを使うときのマナー＆最新常識

• 019　メール作成に必要な5つの要素を知る
• 020　メールはテキスト形式で送る
• 021　メールの件名は具体的に内容がわかるものにする
• 022　相手の会社名は正式名称を入力する
• 023　社外は「お世話になります」、社内は「お疲れさまです」であいさつする
• 024　「何を、いつ、どうしてほしいのか」をはっきり伝える
• 025　本文は1行20～26文字程度にする
• 026　連絡事項は箇条書きにまとめる
• 027　本文の終わりは結びの言葉で締める
• 028　メールには必ず署名を入れる
• 029　機種依存文字は使わない
• 030　顔文字や絵文字は使わない
• 031　重要事項は記号や罫線で目立たせる
• 032　CCとBCCを正しく使い分ける
• 033　添付ファイルを送るときはその旨を記載する
• 034　添付ファイルを送るときは容量に注意する
• 035　複数のファイルは圧縮して1つにまとめて添付する
• 036　メールの送信前に誤字・脱字を確認する
• 037　メールを受け取ったら24時間以内に返信する
• 038　引用を使って相手の本文を残しておく
• 039　返信メールの「RE:」は消さないようにする
• 040　メールの転送時は相手の本文を改変しない
• 041　迷惑メール・怪しいメールは無視する
• 042　受け取った添付ファイルは安易に開かない
• 043　受信したメールは仕事の内容別に整理する
• 044　状況に応じてメールと電話を使い分ける
• 045　仕事以外の用件は個人用のアドレスを使う

第3章　ビジネス文書を作るときのマナー＆最新常識

• 046　ビジネス文書はA４用紙1枚にまとめる
• 047　ビジネス文書に派手な色は使わない
• 048　宛名は左側、日付と発信者名は右側に揃える
• 049　件名は中央に揃えて目立たせる
• 050　本文は「前文」「主文」「末文」で構成する
• 051　季節や相手に合わせたあいさつ文を挿入する
• 052　詳細は「別記事項」にまとめる
• 053　箇条書きで内容を整理する
• 054　項目名は均等に揃える
• 055　個人宛の社内文書は役職名を入れる
• 056　社内向け文書にあいさつ文は必要ない
• 057　文書を作り終えたら必ず校正する
• 058　行間を調整して読みやすくする
• 059　複数人で編集するときは変更履歴を記録する
• 060　表の項目名は中央揃え、数値は右揃えにする
• 061　決まったデータはリストから選べるようにする
• 062　入力できる値の範囲を制限する
• 063　セルを保護して書き換えられないようにする
• 064　印刷範囲が正確か確認する
• 065　テンプレートを用意して文書作成を効率化する
• 066　補足が必要な箇所にはコメントを入れる
• 067　入力時は半角と全角を使い分ける
• 068　ヘッダーにファイル名・作成日時・作成者名を入れる
• 069　文書が複数ページに渡る場合はページ番号を入れる
• 070　メールアドレス・URLはリンクを切る
• 071　社外秘文書に透かし文字を印刷する

第4章　クラウドサービスを使うときのマナー＆最新常識

• 072　ファイルの共有にはクラウドを使う
• 073　外出先ではクラウド経由でファイルを閲覧・編集する
• 074　ファイルの共有範囲に気を付ける
• 075　アカウントの流出に注意する
• 076　大容量ファイルの送信にクラウドを利用する
• 077　オフィスアプリのないパソコンではOffice Onlineを使う
• 078　ワードやエクセル文書を複数人で同時に編集する
• 079　クラウドにファイルをバックアップする
• 080　会社のメールをGmailで送受信する
• 081　長期不在時にはメッセージを自動返信させる
• 082　頻繁に送信するメンバーのアドレスはグループ化する
• 083　よく使う文面を定型文として登録しておく

第5章　セキュリティのマナー＆最新常識

• 084　ウイルス対策ソフトは必ず有効にしておく
• 085　重要なファイルにはパスワードを設定する
• 086　USBメモリーからのウイルス感染に注意する
• 087　パソコンの廃棄は専門業者に依頼する
• 088　ウェブサイトの画像や文章は勝手に使わない
• 089　安全なパスワードを設定する
• 090　ウェブブラウザーにパスワードを保存しない
• 091　共有パソコンでは閲覧履歴を残さない
• 092　フリーのWi ?Fiスポットは使わない
• 093　SNSで会社の機密情報を発信しない
• 094　スマホートフォンで社外秘情報は話さない
• 095　スマートフォン紛失による情報漏えいに気を付ける
• 096　スマートフォンには必ずロックをかける

• 付録　単語登録おすすめ文言集
• 付録　ビジネスメールよくあるフレーズ集