「新入社員がパソコンの使い方をまるで知らなくて驚いた」なんて話を耳にしたことはないでしょうか？ スマホに慣れている世代には、却ってパソコンのキーボードを打つのにも一苦労という人もいるようです。

しかし、パソコンなんて使えて当然と思っていても、意外と見落としている「穴」はないでしょうか？ ベテラン社員の中にも、本当は便利な機能があるのを知らず仕事の効率が下がってしまったり、うまい具合にメールや書類を作成できなかったりした経験がある人もいるかもしれません。同僚や得意先に前で思わぬ恥をかくのを防ぐためにも、「⁠常識」をしっかり身に付けておきたいところです。

「常識」その1：ファイル名はわかりやすくして整理整頓

毎日書類を作成しているとファイルの数が膨大になって、必要なデータがどこにあるのかわかりづらくなってきます。必要なファイルを簡単に見つけられるように、ファイルの名前にちょっとした工夫をしましょう。

ミソになるのは「ファイルは名前の昇順に並ぶ」というWindowsの機能。この機能を利用すれば見やすくファイルを整理することが簡単にできます。例えば、2018年1月12日に作成したファイルの頭には「180112」という具合に日付を付けておけば、勝手にファイルを日付順に並び替えてくれます。こうしたちょっとした工夫をするだけで、パソコンの中のファイルはかなり整理整頓できるのです。

「常識」その2：メールには細心の注意を払おう

大事な取引先との連絡を担うメールの作成は、マナーと常識を最も試される場面だといえるかもしれません。件名、宛先、本文、署名、添付ファイル......。気を付けるべきポイントが満載です。以下にちょっとだけ注意点を挙げてみましょう。

• 件名からメールの内容は想像つきますか？
• 相手の氏名につける敬称の使い方は正しいですか？
• 文章が変なところで改行されてしまいませんか？
• 署名は必ず挿入されていますか？
• 添付ファイルのサイズが大きすぎませんか？

これらのポイントの中には、署名は自動で挿入する機能を使う、添付ファイルが大きいときはクラウドストレージを利用するなど、パソコンを活用することで「マナー違反」を防げるもあります。パソコンの常識の中でも特にメール関連の常識は、確認してきっと損はないはずです。

「常識」その3：お決まりの文句はWordにお任せ

仕事で作る書類の中には定番の様式があります。そうしたお決まりの内容はWordの機能を使えば簡単に入力することができます。

例えば時候のあいさつ。Wordには「あいさつ文の挿入」という機能があります。この機能を使えば、「⁠月のあいさつ」「⁠安否のあいさつ」「⁠感謝のあいさつ」をそれぞれ候補から選んで組み合わせるだけで、あっという間にあいさつ文を作成することができます。もちろん、タイプミスしていきなり赤っ恥なんてことも起こりません。

ほかにもWordやExcelには、面倒な書類作成をわずかな操作だけで手助けしてくれる便利な機能が豊富に用意されています。これを知っているのと知らないのでは、仕事の効率にも差が出るだけでなく、レイアウトなど細かいながらも気になるポイントをしっかり作り込めるかも変わってきます。よくお世話になるだけに、必ず覚えておきたい「常識」です。

まとめ：もう一度「常識」を見直してみよう

ここでは書籍の紹介に代えて、会社で使うパソコンの「常識」のほんの一例を取り上げたました。ほかにも知っておくべきことはたくさんあります。また、クラウドやスマートフォンといった技術の進歩などに応じて「常識」も変わってきます。自分は大丈夫と思っていても、もう一度「常識」を見直してみることをオススメします。