GTD+Rはカードゲームのように楽しくGTDを進めていきます。
ゲームのプレイヤーは、
ゲームを始める前に、
「スタートアップ」
タスクの洗い出し「スタートアップ」
「やるべきこと」
しかし、
そして、
それでも書き出せないと感じたら、
洗い出したタスクの中には、
戦略フェーズ
戦略フェーズは、
(1) 準備椅子に腰を掛けて、
ゲームの準備をします。
フィールドを机の上(自分の前) に置き、 ポケットを並べます。
「よし!やるぞ!」 と声に出して言います (このことを、 アファメーション [1] とよびます)。1回深呼吸を行い、 リラックスしましょう。 (2) 山を作る初めてゲームを開始した際には、
ポケットにはタスクシートが入っていませんので、 「スタートアップ」 で書き出したタスクシートをフィールド中央の緑色の領域に重ねて置きます。これがタスクシートの山です。 2回目以降は、
INBOXとWEEKのポケットの中からタスクシートを取り出し、 フィールドの山に置くようにします。 (3) タグ付けをする山の中にあるタスクシートにタグ付けを行います。
タグ付けとは、具体的な次の行動を書き込む作業のことです。 例えば、
「最安値を調べる」 「目次を考える」 「ネットで調査する」 などの動詞を書き込みます。 なぜ、
タグ付けを行うかというと、 洗い出したタスクシートに具体的な行動が書かれていない場合が多いからです。 「冷蔵庫を買う」 というタスクシートがあった場合、 何も調べずに購入することはしないと思います。 「家電量販店で下調べをする」 「ネットで最安値を調べる」 「家族と相談する」 などがあるはずです。この具体的な次の行動を書き込んでおけば、 何をすればよいかが一目瞭然の状態になり、 迷いが無くなるはずです。
(4) 振り分ける山の中にあるタスクシートをフィールド上の各エリアに振り分けします。振り分けは、
下記のルールで行います。 TODAYエリア 今日やるタスクを配置する WEEKエリア 今週やるタスクを配置する MONTHエリア 今月やるタスクを配置する SOMEDAYエリア いつかやるタスクを配置する HOLDエリア 他の人に依頼するタスク又は依頼中のタスクを配置する この時に、
今すぐできる (2分以内で片付くもの) タスクは、 山に残したままにしておきます。 そして、
タスクシートの中には、 タスク (作業) ではなく、 記録として残しておくためだけのメモが混じっている場合があります。そのようなシートは、 フィールドの場外に出しておきます。 (5) ポケットに入れるフィールドの各エリアに振り分けされたタスクシートをポケットに収納します。優先順位を意識して並べ替えながらポケットに入れるのがコツです。こうしておくと、
後でポケットの中からタスクシートを探す時に素早く行えるようになります。 フィールドの場外に出しているタスクシートは、
無地のポケットに入れて分類して保管します。もちろん、 不要な場合は捨ててください。 (6) 山を片付けるこの時点で、
フィールド上の山には 「今すぐできるタスクシート」 のみが残っているはずです。 早速、
このタスクを処理して片付けていきましょう。 片付いたらタスクシートを捨て、
山の中が空っぽになっていれば 「戦略フェーズ」 が完了です。
戦闘フェーズ
戦闘フェーズは、
日中は、
(1) タスクを片付けるTODAYポケットの中のタスクシートを取り出して、
タスクを処理します。 そのタスクが片付いた時点で、
タスクシートを捨てます。但し、 プラクティスタスクの場合 (赤字で書かれたタスクシート) は、 捨てずにINBOX側のポケット収納しておきます。 (2) タスクを増やすタスクというのは、
仕事をしているうちに増えていくものです。新しいタスクが増えた場合には、 その都度タスクシートとしてロディアに記入します。記入したタスクシートは、 INBOXに収納しておいてください。 GTD+Rでは、
増えるタスクをうまくキャッチすることを重要視しています。後から思い出すよりも、 新しいタスクが増えた時点で書き出しておけば、 忘れることもいのでストレス軽減にもつながります。 (3) 依頼中のタスクを処理するHOLDポケットの中にあるタスクシートは、
他の人に依頼しているタスクです。 依頼先から応答があった場合は、
そのタスクシートを取り出し、 次のアクションを新しいタスクシートに記入してINBOXに入れます。
これで、
お疲れ様でした。
レビュー
通常の戦略フェーズでは、
(1) 週次レビュー毎週1回、
月曜日の戦略フェーズでは、 MONTHポケットの中にあるタスクシートも山に戻すようにします。 今月やろうと思っていたタスクをレビューして、
もう一度振り分けしなおすのです。 (2) 月次レビュー今度は、
毎月1回、 月初めの戦略フェーズでSOMEDAYポケットの中にあるタスクシートも山に戻すようにします。 これで、
いつかやろうと思っていたタスクも見直すことができます。
これが、
少し文章で説明するとややこしいように感じますが、
GTD+Rでは、
楽しみながら仕事が攻略できるのがGTD+Rの魅力です。
次回は、