メールハック［前編］では、メールアドレス毎に目的と運用ルールを定める事によって、ケータイのメールの利便性を活かしつつ、デメリットをカバーする方法を紹介しました。今回は、実際の使いこなしについて詳しくお話しします。
ケータイでメールを活用するために欠かせないのがGoogleのGmailです。停滞気味だったWebメールサービスに大容量かつ無料を切り口に参入したGmailは、今年に入ってケータイから送られた絵文字の表示に対応するなど、他のメールサービスと比べて抜きん出て便利です。
Gmailを便利に使いこなすためのコツをいくつか紹介します。
1．ケータイからスターを活用する
ケータイとPCを使う事を前提とすると、最も大事なのは「（主に移動中などに）その瞬間に必要な情報に、素早くアクセスできること」になります。
例えば、待ち合わせ場所に関する情報が書かれているメールを表示するのに、数百件以上あるメールの山の中から探しているうちに時間を浪費してしまう……。そんな経験をしたことがある方は少なくないのではと思います。
このように、『一時的に必要となるメール』に素早くアクセスするためには、Gmailの『スター』を活用するのが最もシンプルで便利です。
Gmailの『スター』の便利なところは、ショートカットで簡単に設定できるところです。
PCでスターをつける際、対象となるメールを閲覧時に『S』キーを押す事でスターが付けられます[1]。スターを付ける必要がなくなったメールのスターの解除には、同じように『S』キーでスターを解除する事ができます。そのため、一時的に必要になるメールをとても簡単に管理することが可能です。
同様に、モバイル版では、数字キーの『6』にスターを付ける／はずすキーがアサインされています。
写真1：モバイル版Gmailのスターを付けるショートカット
（スターを付けるショートカットがある）
PC版では『G→S（Go to Star）』でスターを付けたメールを一覧表示できるように、モバイル版のGmailにもスター付きメールを表示するためのリンクが設定されています。
写真2：ケータイからアクセスしたGmail
（スター付きメールを一覧表示するリンクがある）
フォルダによる管理は頻繁にフォルダを変更させる事がインターフェイス的にも、利用するユーザにも負荷がかかり面倒ですが、スターは頻繁に付けたり外したりする事が容易です。そのため、飲み会の開催場所、待ち合わせ時間、訪問先の情報など、『一時的に参照する情報』はスターで管理するのがオススメです。
2．ラベル＆フィルタを活用して効率的にメールを管理する
筆者は基本的に、プライベートのメールに関してはメールの差出人やグループによるフォルダ分けを行っていません。
以前は差出人やグループの設定をこまめに行っていたのですが、ケータイのメールはフォルダの振り分け設定を行うことによって、結果的に別のフォルダにあるメールの参照が行いにくくなり、また端末に保存されたメールを検索する機能を備えている機種も多くありませんので、『目的のメールを探す』ために時間を費やす事が多くなってしまう事が原因で挫折しました。
また、機種を変更したり複数機種で同一のメールアカウントを利用することを考えると、端末毎にいちいち振り分け設定を行うのがとても面倒なので、ケータイのメールは全て同じフォルダでの管理を基本としています。
（端末内にあるメールの検索ぐらいは、標準の機能になって欲しいのですが･･･）
各端末でのフォルダでの分類の代わりに、Gmailの『ラベル』をサーバ側に設定することで、端末毎の設定を気にすることなく、情報の整理が可能となります。
Gmailのラベルの優れている点は、メールに対してラベルをつけてもメール自体がどこかのラベルに移動してしまわないところです。様々なラベルをつけたメールでも、『全てのメール』から参照する事ができます。
PCからは下記のような検索を行って、必要なメールにアクセスする方法があります[2]。
- to:仕事用メールアドレス
- →仕事用メールアドレスに送られたメールを検索
- from:仕事用メールアドレス or to:仕事用メールアドレス
- →仕事用メールアドレスで送受信したメールを検索
しかし、これらの検索をケータイから行うことは、入力環境の違いによりハードルが上がります。
そこで、『仕事用のメールアドレスに送られたメール』など、外出先からよく利用する検索条件については、あらかじめフィルタ条件を設定し、『仕事メール』などのラベルを設定しておくことで、ケータイから必要な情報にアクセスしやすくしています。
写真3：ケータイで表示するラベル一覧
（表示するラベル一覧は設定から変更可能）
3．スマートフォンから快適に使う
これまでは通常の『ケータイ』の利用を前提とした使いこなしを紹介しましたが、最後にスマートフォンからGmailを快適に使うための方法をご紹介します。
筆者が所有しているAdvanced W-ZERO3[es]で通常版のGmailにアクセスすると、メール一覧の表示や、各メールの表示にとても時間がかかってしまい、常用に耐える状況ではありませんでした。
せっかくのWVGA液晶 + QWERTYキーボードが活かせないかと、無線LAN経由での接続を試したり、様々な検証の結果、ボトルネックになっているのはJavaScriptの処理とGmailの特徴である非同期通信であることがわかりました。
このボトルネックは、Gmailを簡易HTMLで表示すれば回避できます。
簡易HTMLでの表示では、ショートカットキーなどは利用できなくなってしまいますが、標準のHTMLを表示するよりも何倍も早くメールの閲覧が可能となります。スマートフォンからGmailを快適に利用したい方はぜひ一度お試しください。また、Gmailの簡易HTMLをブックマークに登録しておくといいでしょう。
その他、通常のHTML形式と、簡易HTML形式の違いについては、コチラのページを参照下さい。
