前回は、タスクの編集方法についてご紹介しました。今回はタスクの検索、スマートリストについて解説します。特にスマートリストは、Remember The Milkをより効率的に利用するためのテコの役割を果たします。Remember The Milkが誇る協力な武器の1つです。必ずマスターしてください。

タスクを検索する

Remember The Milkには、タスクの様々な項目を条件として指定できる柔軟な検索機能があります。検索結果は一時的な検索リストとして表示されます。もちろん、検索リスト上のタスクを直接編集することも可能です。いろいろな検索方法がありますので、順を追ってご紹介します。

タスク名で検索する

まずは、最も単純なタスク名による検索をご紹介します。手順は至って簡単で、タスク画面右上の検索窓に検索したい文字列を入力してエンターキーを押すだけです。タスク名に入力された文字列を含む全てのタスクが、検索リストとして表示されます。

検索オプションを利用して検索する

検索オプションを利用すると、タスク名だけでなく、より詳細な条件でタスクを検索することができます。画面右上の検索窓の下にある「検索オプションを表示」リンクをクリックし、検索オプション入力画面を表示します。その後、検索条件を入力して「タスクをさがす」ボタンをクリックし、検索を実行します。

それぞれの項目の意味は以下の表を参考にしてください。

自然語入力を利用して検索する

自然語入力による検索をマスターすることで、さらに柔軟な検索条件を組み立てることが可能になります。いくつかの例文をあげてみましょう。

以下に、自然語による検索についての詳しい説明がありますので、参考にしてみてください。

• Forgot the Milk. - Remember The Milk 検索を極める
• Forgot the Milk. - Remember The Milk エキスパート検索を極めるための２１の例文

タグクラウドから検索する

タグクラウドを頻繁に使用する場合、タスク画面にもタグクラウドを表示した方が効果的です。右上のメニューから「設定」リンクをクリックし、全般タブを選択して管理画面を表示します。ここで「タスク画面のタスククラウドを表示する」にチェックを付けて「変更の保存」ボタンを押してください。これでタスク画面にタグクラウドが表示されるようになります。

タグクラウドからタスクを検索するには、検索したいタグをクリックするだけです。クリックされたタグを含むタスクのうち、未完了のタスクが表示されます。

場所から検索する

タスクに場所が指定されている場合、場所からタスクを検索することもできます。右上のメニューから「場所」リンクをクリックし、場所画面を表示します。検索したい場所の検索アイコンをクリックすると、クリックされた場所が設定されているタスクのうち、未完了のタスクが表示されます。

完了したタスクを表示するには？

これまで紹介してきたタスクは、基本的には未完了のタスクが対象になります。また、通常リストを選択した時に表示されるタスクも未完了のタスクだけです。未完了のタスクを表示する場合は、まず全てのチェックを外し、その後下図で示す「完了」リンクをクリックします。

※クリックした後、「⁠完了」リンクは「未完了」リンクとなります。

スマートリストを使いこなす

スマートリストとは？

スマートリストとは、検索結果（正確には検索条件）にリスト名を付けて保存した、仮想的なリストのことです。検索結果をスマートリストとして保存しておくと、次回からは、スマートリストをクリックするだけで、瞬時に同様の検索結果を得ることができます。Remember The Milkを特徴付けるとても素晴らしい機能です。この機能を使いこなせてくると、より効率のよいタスク管理を実現できます。

スマートリストを作成する

まずは検索した結果生成される一時的な検索リストを選択し、全てのチェックを外します。次に画面右側の保存タブをクリックします。するとスマートリスト名称入力欄が表示されるので、名称を入力し、「⁠保存」ボタンをクリックします。すると、リストに今追加したスマートリストが追加されます。次からはこのスマートリストをクリックするだけで、同じ検索結果を瞬時に確認することができるようになります。

スマートリストの名称変更、削除

スマートリストはいつでも名称変更、および削除することができます。スマートリストの管理については、連載第３回目の中の「自分好みのリストを作ってみよう」という章で説明しているリストの管理とまったく同じなので、そちらを参照してください。

スマートリストの使い道

スマートリストはどんな検索条件からでも作成することができるため、様々な用途に利用することができます。アイディア次第で無限の可能性を引き出すことができます。代表的な使い方としては以下があげられるでしょう。

1. 指定した期間内にすべきタスクの管理
2. リスト横断的なカテゴリ分類
3. タスク入力情報のチェック
4. プロジェクトの管理

それぞれ順を追って説明します。

1. 指定した期間内にすべきタスクの管理

   ある期間内にすべきタスクを仮想リストとして管理することで、いつまでに何をすべきかを効果的に把握することができるようになります。

   • 期限切れになっているタスク（dueBefore:today）
   • 1週間以内にすべきタスク（dueWithin:"1 week of today" OR dueBefore:today）
   • 今月中にすべきタスク（dueWithin:"1 month of 1st"）

   などで検索した結果をスマートリストとして保存します。

2. リスト横断的なカテゴリ分類

   タグなどを利用することで、（⁠リストでの分類とは別の）様々な切り口でタスクを分類することができるようになります。

   タグクラウドからの検索結果や、場所からの検索結果をスマートリストとして保存します。

3. タスク入力情報のチェック

   登録したタスクのタグ付与漏れや、リピートを設定したタスクの確認など、タスク入力情報を効果的に確認することができるようになります。

   タグ付けされていないタスク（isTagged:false）や、リピートが設定されているタスク（isRepeating:true⁠）⁠、3回以上延期されたタスク（postponed:"> 2"）などで検索した結果をスマートリストとして保存します。

4. プロジェクトの管理

   プロジェクト（ある目的のためのタスクの集まり）を効果的に管理することができるようになります。

   1つのプロジェクトに属するタスクに全て同じタグ（"project○○○" など）を付け、タグクラウドから検索した結果（タグクラウドの "project○○○" をクリック）をスマートリストとして保存します。（⁠プロジェクト内の全てのタスクが完了すると、タグクラウドからそのプロジェクトのタグが消えてくれます）

   ※次も参考にしてみてください。

   • Forgot the Milk. - Remember The Milk プロジェクト管理 | 複数タスクをグルーピングする最適な方法とは

いかがでしょうか。Remember The Milkが検索やスマートリストに強烈なこだわりを持っているのがお分かりいただけたかと思います。それだけに実に柔軟で、自由にタスクを管理することができるようになっているのです。スマートリストを使いこなして快適なタスク管理環境を構築してください。

次回は、リマインダーの設定について解説します。